مراحل ثبت اثر پیشنهاد شده در فهرست حافظه جهانی در ایران

مراحل ثبت اثر پیشنهادشده در فهرست حافظه جهانی در ایران: کمیته ملی حافظه جهانی در ایران جهت ثبت هر اثر در برنامه حافظه جهانی مراحل زیر را انجام می دهد:

1. ارسال فراخوان تکمیل برگه پیشنهاد ثبت اثر برای مراکز و موسسات دارنده میراث مستند؛

2. دریافت برگه های پیشنهاد اثر از هر کدام از مراکز؛

3. طرح هر کدام از برگه های پیشنهاد در جلسات ارزیابی کمیته و بررسی ِآن توسط اعضای گروه ارزیابی؛

4. تکمیل پرونده آثاری که از نظر گروه ارزیابی واجد معیارهای برنامه حافظه جهانی باشد؛

5. ارائه پرونده تکمیل شده هر کدام از آثار به کمیته ملی حافظه جهانی؛

6. ثبت ملی آثاری که پرونده آن تکمیل شده است؛

7. انتخاب دو اثر از بین آثاری که به ثبت ملی رسیده برای ثبت جهانی؛

8. ارائه پرونده آثاری که برای ثبت جهانی در نظرگرفته شده به کمیسیون ملی یونسکو در ایران برای ارسال به برنامه حافظه جهانی.

آثار ارائه شده باید اطلاعاتی مطابق با ساختار برگه های پیشنهاد ثبت اثر را در بر داشته باشند. دبیرخانه برنامه حافظه جهانی وقتی برگه های پیشنهاد را دریافت می كند:

الف) پیشنهاد را ثبت می كند، پیشنهاد دهنده را از دریافت آن مطمئن می كند و برگ پیشنهاد و سند ضمیمه را از پیشنهاد دهنده درخواست می كند، فرایند و پردازش شروع نمی گردد تا زمانی كه تمام اطلاعات ارائه شده كامل شود؛

ب) پیشنهاد به صورت كامل به كمیته فرعی دفتر ثبت فرستاده می شود تا مورد ارزیابی قرار گیرد؛

ج) صلاحدیدهای كمیته فرعی دفتر ثبت حداقل یک ماه قبل از گردهمایی دو سالانه به IAC ارائه می شود؛

د) كمیته های ملی و منطقه ای از تصمیم IAC آگاه می شوند (البته این جواب تا زمانی كه اثر توسط مدیر كل تایید نشود، رسمی نیست) و پس از تایید مدیر كل، اثر در دفتر ثبت حافظه جهانی به ثبت می رسد.

دبیرخانه، پردازش پیشنهاد ها را برای دفتر ثبت بین المللی مدیریت می كند، هر جا لازم باشد از پیشنهاد دهندگان، اطلاعات بیشتری درخواست می كند، به پرسش ها پاسخ می دهد، موعد مقرری را برای پذیرش پیشنهادات تعیین می كند یا قید و شرطی برای به موقع انجام دادن پیشنهادهای در حال انجام قرار می دهد. كمیته فرعی دفتر ثبت بر ارزیابی پیشنهادها نظارت دارد. این نظارت از طریق بررسی كامل هر پیشنهاد و با ارائه توصیه نامه مستند به IAC كه آیا پیشنهاد به دفتر ثبت اضافه شود یا نه صورت می گیرد. كمیته فرعی جهت نظرخواهی درباره آثار، نهادهای تخصصی و سازمانهای غیردولتی حرفه ای را دعوت می كند. در مرحله نخست این نهادها عبارتند از فدراسیون بین المللی انجمنهای كتابخانه ای (IFLA)، انجمن بین المللی آرشیوها ( ICA )، انجمن هماهنگ كننده انجمنهای آرشیو سمعی و بصری (CCAAA) و انجمن بین المللی موزه ها (ICOM). این ارگانها ممكن است كارها را به یكی از اعضا یا بیشتر محول كنند.

در هنگام ارائه صلاحدید، از سازمان های غیردولتی خواسته می شود تا درباره اینكه آیا پیشنهاد از ضوابط انتخاب برخوردار است یا نه نظر بدهند، همچنین از آنها خواسته می شود تا مسایل مدیریتی یا قانونی لازم را قبل از اتمام توصیه نامه به IAC مشخص كنند. این كمیته، توصیه سازمان غیردولتی و هر توصیه دیگری را كه به دنبال آن باشد برای ارزیابی در نظر می گیرد.

البته در بعضی موارد کمیته های ملی و منطقه ای وجود ندارند و تحت شرایطی کمیته های مشاوره بین المللی بنا به صلاحدید خود میراثی را به فهرست جهانی معرفی می نمایند.