مدیریت و ساختار برنامه
برنامه توسط ساختار کمیته سه سطحی (ملی، منطقه ای و بین المللی) و
یک دبیرخانه هدایت می شود و کمیته های زیر در آن فعالیت دارند:
کمیته مشاوره بین المللی (IAC) :این کمیته عالی ترین مقام مشورتی با یونسکو درباره برنامه ریزی، اجرا و به کارگیری برنامه می باشد که در سال 1993 میلادی تاسیس شد. اعضای این کمیته متشکل از 10 تا 15 نفر می باشند که از هر کشور فقط یک عضو تعیین می شود. این اعضا از سوی مدیر کل یونسکو انتخاب و منصوب می شوند و انتخاب آنها بر اساس صلاحیت شخصیشان است و مدت زمان عضویت هر کدام یک دوره چهار ساله با امکان یک بار تجدید می باشد. این کمیته فعالیت های خود را بر اساس مقررات تدوین شده توسط یونسکوانجام می دهد.
مدیر کل، اعضای کمیته مشاوره را هر دو سال یک بار در جلسه ای گرد
هم می آورد .این کمیته پیشرفت برنامه جهانی را
کنترل و تنظیم می کند، گزارشات کمیته های فرعی، کمیته های منطقه ای و دبیرخانه را
مورد ملاحظه قرار می دهد و به ترتیب این ارگان ها را در جریان وظایف و مسئولیتشان
قرار می دهد. رهنمودهای کلی حافظه جهانی را اصلاح و به روز می کند و مسئول تایید،
اضافه کردن یا حذف کردن از دفتر ثبت بین المللی حافظه جهانی می باشد .IAC ساختارهای
برنامه را به قصد به وجود آوردن چارچوب درست و منطقی برای رشد برنامه حافظه جهانی
در آینده و رسیدن به سطح توصیه نامه یونسکو و نهایتا رسیدن به کنوانسیون (اجلاس)
یونسکو بررسی می کند.
عملکرد هر کمیته منطقه ای و کمیته فرعی در جلسات عادی مورد بررسی قرار می گیرد تا اطمینان حاصل شود که ساختارها در ارتباط با نیازهای فعلی حفظ می شود. در نخستین نشست کمیته مشورتی بین المللی در پولکوسک (Pulkusk) لهستان، طرحی تهیه شدکه نکات مهم مطرح شده در این نشست به صورت زیر می باشد:
- یونسکو به عنوان هماهنگ کننده
نهادی که باعث گسترش هماهنگی بین دولت ها، سازمان های بین المللی خصوصی و عمومی می
شود، مطرح گردید.
- دو زیرکمیته یکی برای ارزیابی دوره ای ضوابط مربوط به برنامه و دیگری برای بررسی بازاریابی محصولات برنامه در سراسر جهان تأسیس گردد.
یونسکو با فدراسیون بین المللی اتحادیه کتابخانه ها (IFLA) و
شورای بین المللی بایگانی ها (ILA) قراردادی را منعقد ساخت تا هر یک
در خصوص مجموعه های کتابخانه ای و بایگانی ها، فهرستی از مجموعه هایی که دچار
صدمات زیادی شده اند، تهیه نمایند. متعاقبا یونسکو فهرستی از مجموعه هایی که در
معرض خطر قرار گرفته بودند، تهیه نمود. ضمناً در چارچوب این برنامه یونسکو، طرح
مشترک میکروفیلم کردن روزنامه ها در هفت کشور آمریکای لاتین را اجرا نمود.
کمیته های ملی و منطقه ای برنامه حافظه جهانی: کمیته های ملی
برنامه حافظه جهانی، مسئولیت دقیق طرح ها و فعالیت هایی را که در چارچوب برنامه
انجام می شود بر عهده دارند. ازجمله وظایف این کمیته ها عبارتند از:
.1شناسایی و نامزدکردن میراث مستند برای معرفی به کمیته
مشورتی بین المللی جهت ثبت در فهرست جهانی.
.2تعیین موارد و ارائه پیشنهادهایی مبنی بر حذف موارد مزبور
از فهرست به کمیته مشورتی بین المللی.
.3همکاری نزدیک با سازمان های دولتی و غیردولتی.
4.مدیریت کلی و هماهنگی طرح ها و فعالیت ها در سطح ملی.
.5نظارت دقیق بر طرح های ملی و فعالیت هایی که در چارچوب
برنامه انجام شده است.
کمیته های منطقه ای مرکب از دو یا چند کشور است که در طرح ها و
فعالیت ها یک هدف مشترک دارند و با همکاری یکدیگر، اهداف برنامه حافظه جهانی را
دنبال می کنند. این کمیته ها ممکن است بر مبنای جغرافیایی ایجاد شود یا گروهی از
افراد گرد هم آیند که از کشورهای دور و پراکنده می باشند اما در منافع یک میراث
مستند خاص سهیم می باشند.
کمیته های منطقه ای و ملی توسط مناطق و کشورهای ذیربط تأسیس می
شوند. عضویت در کمیته های ملی و منطقه ای بر طبق شرایط خاص کار هر کمیته تعیین می
گردد. قواعد اجرایی نیز توسط کمیته های
ملی و منطقه ای و منطبق با اهداف برنامه حافظه جهانی و نیازهای منطقه ای و ملی
تدوین می گردند.
پیش از هر کنفرانس عمومی، یونسکو گزارشی رسمی توسط کمیته های ملی و
منطقه ای درباره برنامه ملی و منطقه ای تهیه و برای کمیته مشورتی بین المللی ارسال
می کند، کمیته مشورتی بین المللی نیز گزارشی جامع به کنفرانس ارائه می دهد. در ضمن
خوب است نسخه ای از جلسات نشست های کمیته های ملی و منطقه ای برای دبیرخانه بین
المللی ارسال شود.
کمیته فرعی دفتر ثبت: این کمیته از یک رئیس که توسط IAC و
آژانس (Bureou) به این سمت منصوب می شود و اعضای
منتخب که با توجه به حرفه تخصصیشان انتخاب می شوند، تشکیل شده است. این کمیته بر
ارزیابی پیشنهادهای دفتر ثبت حافظه جهانی نظارت می کند و نظر خود را با دلیل
درباره ثبت یا رد آنها در تمام گردهمایی های IAC اعلام می کند، ضوابط انتخاب
را توضیح می دهد و جهت ارزیابی پیشنهادها با سازمان های غیردولتی و دیگر نهادها
مرتبط می باشد.
IAC هر
دو سال یک بار جلسه عادی دارد. نهادهای فرعی و کمکی آن و کمیته های ملی و منطقه ای
هر وقت که نیاز باشد، برای مدیریت و اداره فعالیت هایشان جلسه تشکیل می دهند. آنها
ممکن است، به صورت مجازی (الکترونیکی) یا حضوری جلسه داشته باشند. این برنامه هر
چند وقت یک بار برای پیشبرد اهدافش، کنفرانس های منطقه ای یا بین المللی، گردهمایی
متخصصان یا مسئولان کمیته ملی یا گردهمایی های دیگری را تشکیل می دهد.
**دبیرخانه: این بخش، مسئولیت اطلاع رسانی عمومی را بر عهده دارد.
موارد زیر از وظایف دبیرخانه می باشد:
.1ارائه خدمات دبیرخانه ای به کمیته مشاوره بین المللی.
2.تأسیس و نگهداری به روز فهرست حافظه جهانی.
3.ارائه فعالیت های برنامه.
4.اداره صندوق حافظه جهانی.
5.نظارت دقیق بر برنامه.